Statut CARITAS

 STATUT

PODSTAWA FORMALNO PRAWNA

 Parafialnych Zespołów Caritas

Podstawę taką w naszej archidiecezji stanowi „Statut CARITAS Diecezji Szczecińsko- Kamieńskiej” z dnia 08.12.1989r. znak: C5-39/ 89 CAR-1/ 90. którego Rozdział VI zawiera następujące postanowienia: 

 

§ 20 – Podstawową jednostką Caritas jest Parafialny Zespół CARITAS zwany dalej Zespołem

§221 – Sposób powołania Zespołu, jego zadania i działalność opisana jest w „ Instrukcji Episkopatu Polski o Pracy Charytatywnej ” z roku 1986 / por. L .dz. K – 335 – 17 / .

§ 22 – W ramach Zespołu mogą powstawać Sekcje / por. nr 11 w/w „Instrukcji”/. 

§ 23 – Powstałe na terenie parafii Placówki / por. § 13/ są własnością, bądź CARITAS, bądź też danej parafii jako osoby prawnej.  

 

I. POWOŁANIE PARAFIALNEGO ZESPOŁU CARITAS 

  1. Działania przygotowawcze

 W parafiach, w których Zespół Caritas dotychczas nie został powołany, wytypowana z inicjatywy proboszcza grupa parafian, po zapoznaniu się z treścią zasad działania inicjuje powstanie Zespołu

ZASADY DZIAŁANIA PARAFIALNEGO ZESPOŁU CARITAS  /PZC/ 

Parafialny Zespół Caritas / zwany dalej „Zespołem” / działa na zasadzie postanowień § 20-23 Statutu Caritas Diecezji Szczecińsko- Kamieńskiej z dnia 08.12.1989 r.

  1. Cel i zadania Zespołu
     
  1. Celem Zespołu jest niesienie pomocy potrzebującym osobom / rodzinom / zamieszkałym na terenie parafii bez względu na ich wyznania i przekonania.
     
  2. Realizacja tego celu stawia przed Zespołem następujące podstawowe zadania:
  •        mobilizowanie wspólnoty parafialnej do wspierania działalności charytatywnej ofiarami czynem i modlitwą,
  •        zbieranie informacji o potrzebujących wsparcia i rozpoznawanie zasadności zgłoszeń,
  •        ustalanie trybu postępowania przy udzielaniu pomocy.
  1. Zespół obejmuje swoim działaniem:
  •         potrzebujące opieki osoby samotne, starsze, chore, niepełnosprawne,
  •          rodziny wielodzietne żyjące w ubóstwie,
  •          osoby ubogie, samotnie wychowujące dzieci,
  •          ludzi uzależnionych: alkoholików, narkomanów,
  •          osoby przeżywające inne trudności.

 II. CZŁONKOWIE ZESPOŁU


  1. Członkami Zespołu są parafianie włączający się w jego działalność przez złożenie pisemnych deklaracji:

-       członka czynnego,

-       członka wspierającego. 

  1. Członkowie czynni realizują działalność charytatywną w bezpośrednich kontaktach z osobami potrzebującymi pomocy lub sprawują funkcje administracyjne w kierownictwie Zespołu. Prac swą pełnią społecznie. Obowiązuje ich w sumieniu dyskrecja w odniesieniu do osób, którym udzielana jest pomoc.
     
  2. Członkowie wspierający świadczą pomoc finansową w formie składek / miesięcznych lub kwartalnych / oraz pomoc w formie usługi

              III. KIEROWNICTWO ZESPOŁU

  1. Przewodniczącym Zespołu jest proboszcz, który mianuje Radę Zespołu spośród członków czynnych.
     
  2. W skład Rady wchodzą:

-       przełożony Rady, koordynujący bieżącą działalność Zespołu po kierunkiem proboszcza,

-       zastępca przełożonego / pełniący jednocześnie którąś z niżej wymienionych funkcji /,

-       sekretarz, prowadzący dokumentacje organizacyjna korespondencje,

-       skarbnik, prowadzący kasę i dokumentację finansową,

-       opiekun magazynu organizujący i nadzorujący działalność magazynu darów rzeczowych,

-       opiekunowie rejonowi, działający operatywnie w niesieniu pomocy potrzebującym 

  1. Rada na odbywanych zebraniach omawia aktualne problemy charytatywne parafii i sposoby ich rozwiązywania, podejmuje decyzje o przyznawaniu pomocy i rozpatruje sprawy bieżące.
     
  2. Członkowie Rady pełnią w oznaczonych dniach i godzinach dyżury, celem umożliwienia kontaktu z Radą, osobom potrzebującym pomocy, przyjmowania wpłat składek przez członków wspierających oraz zgłoszenia przez parafian spraw i wniosków dotyczących działalności Zespołu.

    IV. ORGANIZACJA DZIAŁALNOŚCI CHARYTATYWNEJ

  1. Działalność charytatywna realizowana jest poprzez:

-       pomoc materialną,

-       pomoc opiekuńczo-usługową,

-       wsparcie duchowe,

-       akcje charytatywne.

  1. Pomoc materialna udzielana jest w formie:

-       wsparcia finansowego, przyznawanego przez Radę Zespołu w gotówce albo w postaci zakupionych artykułów żywnościowych itp.,

-       darów rzeczowych /odzież, obuwie/ , wydawanych z magazynu na zasadach ustalonych przez Radę. 

  1. Pomoc opiekuńczo-usługowa realizowana jest poprzez odwiedzanie osób starszych, chorych, samotnych celem udzielenia pomocy przy wykonywaniu różnych czynności domowych, dokonywania zakupów, czy wykonywania drobnych napraw urządzeń domowych.
     
  2. Wsparcie duchowe realizowane jest poprzez odwiedziny celem nawiązania rozmowy, wspólnej modlitwy, ewangelizacji, pomocy w dotarciu do kościoła.
     
  3. Akcje charytatywne związane z umożliwieniem dzieciom z ubogich rodzin udziału w koloniach letnich, przygotowaniem paczek świątecznych, organizowaniem „wigilii samotnych”, spotkań w „Tygodniu Miłosierdzia”, „Dniu Chorych” itp.
     
  4. Zespół ewidencjonuje osoby potrzebujące pomocy na podstawie:

-       osobistych zgłoszeń tych osób,

-       zgłoszeń dokonanych przez inne osoby /krewnych, sąsiadów, przypadkowych obserwatorów/,

-       informacji przekazywanych przez kapłanów z wizyt duszpasterskich /kolęda, odwiedziny chorych/,

-       rozeznania prowadzonego przez członków Zespołu we współpracy z terenową opieką społeczną.

Po zaewidencjonowaniu zgłoszenia, opiekun rejonowy przeprowadza u osoby zgłoszonej wywiad, a wyniki wywiadu przedstawia Radzie, dla ustalenia czy daną osobę /rodzinę/ należy objąć przez Zespół pomocą i w jakim zakresie, czy też pomoc uważa się za zbędną.

         V. ŚRODKI NA POMOC CHARYTATYWNĄ 

  1. Środki finansowe na pomoc potrzebującym pochodzą:

-       ze składek członków wspierających,

-       z ofiar składanych do skarbony „św. Antoniego”.

-       z dotacji przekazywanych przez osoby fizyczne lub prawne,

-       ze zbiórek przykościelnych,

-       z przekazywanych przez proboszcza kwot z funduszy parafialnych,

-       z innych źródeł.

  1. Dary rzeczowe /odzież, obuwie, pościel, drobne przedmioty gospodarstwa domowego/ pochodzące z przekazywanych przez parafian, przedsiębiorstwa handlowe, czy producentów ofiar w naturze, gromadzonych w magazynie Zespołu.

         

VI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Dokumentacja finansowa, odzwierciedlająca gospodarowanie środkami pieniężnymi, pozostaje do wyłącznego wglądu kierownictwa Zespołu i władz kościelnych.
  2. Niniejsze „zasady działania Zespołu” wchodzą w życie z dniem ich zatwierdzenia przez proboszcza.

                                                            Niniejsze Zasady Działania Zatwierdzam

..…………………..                                                        …………………….                                                                                                          /data/                                                                     /podpis i pieczątka proboszcza/

        

  1. ZEBRANIE PZC /założycielskie/

 Na program zebrania składa się :

-       odczytanie przez sekretarza „Zasad działania PZC”,

-       dyskusja, zgłoszenie prze uczestników zebrania ew. uzupełnień

-       zatwierdzenie /z ew. poprawkami/przez proboszcza „Zasad działania PZC” – co stanowi akt formalnego powołania PZC,

-       zwrócenie się do uczestników zebrania o podpisywanie deklaracji członkowskich przez decydujących się na włączenie do PZC i przekazanie podpisanych deklaracji sekretarzowi.

 Jeżeli deklaracje „członka czynnego” złożyło kilka osób /lub więcej/ należy wyłonić spośród nich Radę Zespołu w składnie:

  1. przełożony Zespołu,
  2. skarbnik,
  3. sekretarz,
  4. opiekun magazynu,
  5. opiekun rejonu /opiekunowie/.

  

2. PRACE PRZED ROZPOCZĘCIEM DZIAŁALNOŚCI ZEPOŁU

  Dla rozpoczęcia działalności PZC w formie zorganizowanej, niezbędne jest wykonanie następujących prac:

-       zamówienie pieczątki PZC,

-       przygotowanie formularzy deklaracji członków / zał. 1 / i wspierających  / zał. 2 /,

-       przygotowanie formularzy kart ewidencyjnych zgłoszenia o potrzebne świadczenie pomocy / zał.3 /,

-       założenie rejestrów ewidencji członków Zespołu / zał.4 /, 

-       zakupienie bloczków dowodów kasowych KP i KW / zał.6 /, oznakowanie ich pieczątką PZC i nadanie kolejnej numeracji jako  drukom ścisłego zarachowania,

-       zakupienie bloku raportów kasowych o formacie A- 4 / zał.7 /,

-       zakup skorowidza alfabetycznego dla rejestru osób potrzebujących pomocy,

-       wyznaczenie przez proboszcza:

            a/ pomieszczenia na pełnienie dyżurów,  przeprowadzenie zebrań przechowywanie dokumentów,  gromadzenia darów rzeczowych

            b/ gabloty ogłoszeń Zespołu, lub miejsca na jej zawieszenie. Realizacja powyższych przygotowań, stwarza podstawę do powiadomienia parafian  komunikatem w niedzielnych ogłoszeniach duszpasterskich o rozpoczęciu działalności PZC, terminie i miejscu dyżuru, dla umożliwienia kontaktowania się parafian z Zespołem / o powyższym należy powiadomić Caritas Archidiecezji zał.9/.

            II. ORGANIZACJA  DZIAŁALNOŚCI  PZC

1. Ewidencja członków Zespołu

Składający deklarację włączenia się do Zespołu / zał. 1 i 2 / wpisywani są do rejestru ewidencji członków / zał. 4 /, stanowiącego podstawę dla informacji i sprawozdawczości z zakresu spraw członkowskich. Rejestr ten prowadzony jest przez sekretarza Zespołu.

 2. Organizacja pracy Rady Zespołu

 Podstawowym zadaniem Rady PZC jest stworzenie sprzyjających warunków dla kontaktów parafian z Zespołem. W tym celu winny być pełnione przez członków Rady okresowe dyżury, których dzień i czas trwania winien być podany w gablocie ogłoszeń. Podczas dyżurów istnieje możliwość załatwiania spraw takich jak:

-       zgłaszanie potrzeby pomocy,

-       składanie deklaracji członkowskich,

-       wpłata składek członkowskich,

-       wpłata ofiar / dotacji / jednorazowych,

-       uzyskiwanie informacji nt. działalności PZC.

 

Dla właściwej realizacji działalności Zespołu, nieodzowne są regularne, okresowe zebrania Rady – rozpoczynane modlitwą – prowadzone przez przełożonego lub jego zastępcę. Zebrania te winny być protokołowane w formie zwięzłych, krótkich zapisów, podjętych decyzji, czy istotnych informacji o pracach Zespołu. Zeszyt protokołów przedstawia zatem obraz w świadectwo działalności PZC.

     Na program zebrania składa się: 

-       odczytywanie protokołu z poprzedniego zebrania,

-       zreferowanie przebiegu dyżuru i rozpatrzenie zgłoszonych na nim spraw,

-       omówienie wyników dokonanych wywiadów u nowo zgłoszonych osób jako potrzebujących pomocy i odnotowanie w karcie ewidencyjnej  / zał. 3 / ustaleń Rady,

-       rozpatrzenie wniosków o udzielenie pomocy podopiecznym,

-       omówienie spraw bieżących.

 3. Ewidencja osób potrzebujących pomocy 

Napływające w jakiejkolwiek formie zgłoszenia o osobach potrzebujących pomocy, przekazywane są sekretarzowi Zespołu do wystawienia „Karty ewidencji zgłoszenia” / zał. 3 /. „Karty” te, przekazywane są na najbliższym zebraniu opiekunowi rejonu, który dokonuje wywiadu u osoby zgłoszonej, dla oceny na miejscu sytuacji rodzinnej, warunków bytowych, potrzeby i form pomocy. Wyniki wizytacji wpisuje do karty ewidencyjnej / zał. 3 / przedstawiając je na najbliższym zebraniu Rady, które podejmuje ustalenie bądź włączenia danej osoby do obiętych pomocą zespołu, bądź uznaje to za niezasadne. Opiekun rejonu, osoby objęte pomocą wpisuje do swojej ewidencji podręcznej, a kartę zwraca sekretarzowi jako materiał informacyjny dla Rady.

 4. Dokumentacja finansowa

 Zasadą – bezwzględnie obowiązującą w PZC – jest, iż każdy wpływ pieniężny, jak też każda wydatkowana kwota wymaga udokumentowania. Należy stosować ogólnie przyjęte dowody kasowe, przychodowy KP i rozchodowy KW / zał. 6 /, wystawiane w dwu egzemplarzach jako oryginał i kopia / przez kalkę /.

Przy dokonaniu wpłat gotówkowych przez osoby fizyczne lub prawne / składki członkowskie i jednorazowe ofiary /, oryginał wpłaty / KP / otrzymuje wpłacający, kopia pozostaje w aktach skarbnika, jako podstawa do odnotowania wpłaty składek członkowskich na odwrocie deklaracji / zał. 2 / stanowiącym „ewidencję wpłaty składek” oraz zaksięgowania dokumentu w raporcie kasowym / zał. 7 /. Ofiary pieniężne ze skarbony św. Antoniego bądź innych zbiórek przeliczone komisyjnie wpłacane są na kwit KP do kasy Zespołu.

Wpłaty na PZC, na podstawie przedłożonych Izbom Skarbowym / przy rocznych zeznaniach o wysokości dochodu / dokumentów wpłaty, podlegają odliczeniu od uzyskanego dochodu, zgodnie z art. 26 ustawy o podatku dochodowym.

Wystawienie dowodu wpłaty przez skarbnika Moz nastąpić wyłącznie w oparciu o dokument źródłowy / wniosek, rachunek / rozpatrzony przez Radę. Skarbnik na podstawie dokumentów kasowych, winien sporządzić raport kasowy / zał. 8 / co miesiąc.

Dokumentacja finansowa winna być przechowywana przez okres pięcioletni. Podlega ona kontroli Rady Zespołu, oraz władz kościelnych. 

 

  1. Gospodarka środkami finansowymi

Wydatkowanie środków finansowych – pochodzących z jałmużny i ofiar ludzi dobrej woli wymaga szczególnej troski o właściwe ich wykorzystanie na pomoc dla osób / rodzin / rzeczywiście jej potrzebujących. Zdarzać się bowiem mogą próby „wyłudzania” zapomóg przez ludzi na nie nie zasługujących, co nakazuje rozwagę w przyznawaniu pieniężnego wsparcia.

Udzielanie pomocy finansowej podopiecznym Zespołu powinno odbywać się według następującego trybu postępowania:

-       członkowie czynni opiekujący się podopiecznymi jako posiadający najpełniejsze rozeznanie aktualnych warunków i potrzeb, występują z wnioskami o udzielenie zapomogi.

-       Wnioski te rozpatrzone są na zebraniu Rady i przyznawane w całości lub częściowo osobom potrzebującym / unikać gotówki w wypadku choroby alkoholowej itp. /. 

 

  1. Świadczenie pomocy rzeczowej

Podstawową formę pomocy rzeczowej, stanowi umożliwienie potrzebującym korzystania z przekazywanych do magazynu Zespołu – przez parafian darów używanej odzieży, obuwia, pościeli, drobnych przedmiotów gospodarstwa domowego itp.

W tym zakresie wskazane jest nawiązywanie współpracy między Parafialnymi Zespołami, aby PZC czy to nie mające warunków dla prowadzenia magazynu, czy też mogły korzystać z zapasów magazynowych innych Parafialnych Zespołów Caritas. 


  1. Działalność opiekuńcza

Wśród zgłoszonych do zespołu osób, nierzadko bywają przypadki, gdy nie występuje potrzeba pomocy materialnej, lecz wsparcia moralnego. Dotyczy to najczęściej osób samotnych, starszych, chorych, niepełnosprawnych, tęskniących za kontaktami z drugim człowiekiem, dla chwili rozmowy, czy podzielenia się swymi troskami. W ramach tych kontaktów istnieje nie tylko wiele możliwości pełnienia czynów chrześcijańskiego miłosierdzia / dokonywanie zakupów, wykonywanie różnych czynności domowych itd. / - ale również podejmowania w czasie spotkań wspólnej modlitwy czy rozważań na temat wiary, co stanowić może cenną pomoc duchową dla człowieka, zwłaszcza samotnego. 

 

  1. Działalność charytatywna wspólnoty parafialnej

 Możliwości realizacyjne świadczenia przez PZC pomocy charytatywnej, zależą od okazywanego tej działalności poparcia przez parafian wyrażonego ofiarnością i czynnym włączaniem się w pracę Zespołu.

Wprawdzie wystarczającą ku temu zachętę powinno stanowić poczucie obowiązku chrześcijańskiego miłosierdzia, życie potwierdza jednak konieczność stałego uwrażliwiania sumień, przez uświadamianie i przypominanie powinności niesienia pomocy potrzebującym. Jest to zadanie duszpasterzy jak i członków Zespołu realizowane poprzez:

-       modlitwy  w intencji, rozwoju parafialnej działalności charytatywnej, członków Zespołu, ofiarodawców, we Mszach św. sprawowanych za wspólnotę parafialną, szczególnie w dni takie jak „Niedziela Miłosierdzia Bożego” / święto patronalne Caritas/, „Światowy Dzień Chorego” / 11 luty ustanowiony przez Papieża Jana Pawła II /, „Św. Brata Alberta” / 17 czerwca /, „Tydzień Miłosierdzia”.

-       Wykorzystywanie gabloty ogłoszeń dla przypominania z Ewangelii słów Chrystusa o roli i znaczeniu uczynków miłosierdzia w życiu chrześcijanina – do wywieszania apeli, afiszy wzywających do ofiarności i włączania się parafian do działania w Zespole, do informowania o terminach dyżurów Rady, terminach prac magazynu, ogłoszenia okresowych sprawozdań z działalności Zespołu, podziękowań oraz jego potrzeb,

-       podawanie do wiadomości w ogłoszeniach duszpasterskich komunikatów o kwestiach przykościelnych i innych oraz ich wymiarach i sposobie wykorzystania rzeczy i pieniędzy. Celem tych działań jest wytworzenie przychylnej atmosfery dla działalności charytatywnej i wiarygodności jej realizacji przez Parafialny Zespół Caritas.

                            

    III. ZAŁĄCZNIKI 

  1. Deklaracja członka czynnego………………………………………zał. 1
  2. Deklaracja członka wspierającego……….…………………….…zał. 2
  3. Karta ewidencyjna zgłoszenia o potrzebie pomocy………………...zał. 3
  4. Rejestr ewidencji członków Zespołu………………………………..zał. 4
  5. Dowody kasowe………………………………………………….zał. 6
  6. Raport kasowy……………………………………………………zał. 7
  7. Sprawozdanie finansowe…………………………………………zał. 8
  8. Zgłoszenie o powołaniu PZC…………………………………….zał. 9